Следующим, юридически значимым этапом после анализа тендерной документации заказчика является составление и подача заявки на участие в тендере.
Важно! Подготовка заявок для участия в тендере осуществляется на основе тщательного анализа условий тендерной документации и проекта контракта заказчика.
Заявка на участие в тендере - официальное заявление физического или юридического лица о своем намерении принимать участие в проведении закупки.
Следует отметить, что различным видам закупок соответствуют разные способы подачи и оформления документов.
Необходимо также знать о стадиях и сроках подачи заявок.
Для формирования заявки существуют две группы обязательных правил:
- общие, установленные нормами федерального законодательства и отраслевыми актами;
- частные, определяемые самостоятельно заказчиком в соответствии с действующим законодательством.
В зависимости от вида закупок, заявка на участие в тендере содержит:
- согласие участника закупки на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, соответствующих требованиям тендерной документации заказчика, на условиях, предусмотренных такой документацией;
- сведения о работах;
- сведения об услугах;
- сведения о качественных и функциональных характеристиках товара;
- технические характеристики, сведения о безопасности, размере, упаковке и отгрузке товара;
- эскиз, рисунок, чертеж или фотографию товара, на поставку которого размещается заказ;
- стоимость товаров, работ или услуг;
- сведения о компании-участнике закупки (наименование, организационно-правовая форма, контактные данные, ИНН, ОГРН, банковские реквизиты);
- копия выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- копия свидетельства о государственной регистрации;
- декларирование соответствия компании законодательным требованиям к участнику закупки;
- решение об одобрении крупной или некрупной сделки;
- копии доверенностей;
- копии документов, подтверждающих соответствие товаров, работ, услуг законодательно установленным требованиям;
- копии лицензий, сертификатов;
- копии грамот, благодарственных писем;
- иные сведения, представление которых предусмотрено тендерной документацией заказчика.
Заявка на участие в торгах подаётся единожды, а в большинстве случаев без возможности вносить изменения. При этом, вся включенная документация должна быть удостоверена электронной подписью лица, которое уполномочено представлять организацию или компанию на тендере.
Качественная подготовка технической части в составе заявки может представлять для участников закупки определенные сложности из-за объема документации или неоднозначности трактовок конкретных показателей. Размещенные закупки часто содержат ошибки в техническом задании, которые могли быть допущены либо случайно, либо намеренно, с целью ограничить конкуренцию в торгах. В этих условиях тщательная подготовка технического предложения приобретает особое значение. Малейшие неточности в технической части могут явиться основанием для отклонения заявки. Сложность состоит ещё и в том, что для государственных закупок не существует какого-то шаблона при составлении пакета тендерной документации.
Универсальный шаблон просто невозможен по причине огромного многообразия проводимых конкурсов, разнообразия требований заказчиков и особенностей проведения конкурсов или аукционов.
Важно! Заказчик, на основании законодательства, имеет право на внесение изменений в тендерную документацию, а также производить обновления и представлять разъяснения. Поэтому участникам закупок необходимо своевременно отслеживать все изменения в тендерной документации заказчика, обновления и разъяснения, с целью оперативного внесения корректив в заявку на участие в тендере. Довольно часто случается так, что участник закупки, скачавший комплект конкурсной документации с официального сайта, начинает подготовку заявки, не отслеживая изменений на сайте. В то время как Заказчик может вывешивать официальные разъяснения положений документации, вносить изменения в документацию, изменить сроки проведения торгов или ещё хуже, вовсе отказаться от проведения процедуры торгов. На основании законодательства, участник закупки имеет право изменить или отозвать поданную заявку до истечения срока подачи заявок.
